Вы здесь

Как не слить бюджет после командировок на профильные выставки и конференции?

В фокусе

Ситуация, знакомая для белорусских компаний. Команда ключевых сотрудников выезжает на профильную конференцию. Для многих компаний в Беларуси, особенно если речь идет о зарубежных выставках, иметь там свой собственный стенд/место – зачастую большая роскошь.

Поэтому основными целями являются: ознакомиться с трендами и новинками рынка СНГ и международного рынка, «примерить» их на свою практику, завязать контакты с потенциальными партнерами или клиентами. Иногда –сплотить и мотивировать команду.

В рамках небольших бюджетов такая стратегия может быть очень успешна! Ведь цели верные – быть в тренде, знать о последних новинках в отрасли, делиться этими новостями со своими клиентами и.. увеличивать ценность компании.

А если откровенно? Как часто после таких посещений новые идеи адаптируются в компании и начинают новую жизнь в виде отдельных улучшений в духе «кайдзен» или новых направлений деятельности? Можем утверждать, что это происходит не так часто, как хотелось бы руководителям, ждущим возврат на инвестиции.

Кто-то из сотрудников не очень хорошо разбирался в теме докладчика и мало чего понял. Кто-то «ходил парой» на все секции, и компания получила ровно половину ценной информации. И даже когда команда разделилась и все получили достоверную информацию, то собрать ее вместе для нового прорыва не случилось. Сами сотрудники, как наемные работники зачастую не заинтересованы, в отличие от руководителя, внедрять значимые изменения, так как работы прибавляется. По приезду пишутся отчеты, организуется встреча с сотрудниками, которые не были на конференции, раздаточные материалы мертвым грузом оседают на полках.

Мы предлагаем выжать максимум полезного для компании (и для сотрудников) из участия в подобных конференциях, иначе зачем тратить деньги и время на поездки?

Ниже описан простой алгоритм работы с такой «экспертной командой на выезде» на всех стадиях процесса: до поездки, во время и после. Причем именно в работе «после» таится много ценного ресурса.

 

До поездки

Организуйте грамотное распределение участников на тематические секции и доклады, чтобы охватить своим присутствием все темы и всех спикеров. Это оправданно, так как в этом случае, компания имеет шанс получить всю информацию от конференции, хоть и разделенную «по головам». Договоритесь об определенной степени фиксации материалов (раздаточные, записи, диктофон и т.д.).

 

Во время мероприятия

Вечерами обменивайтесь мнениями в легком, но структурированном формате. Например, это может быть очень краткая ретроспектива

«Glad-Sad-Mad»:

GLAD Какой информации, контактам я очень доволен?

SAD Что вызвало тревогу, печаль, беспокойство? Что-то не сработало так, как намечалось?

MAD Что меня просто «выбросило из колеи» и стало потерей времени? Что заставило смотреть на все под другим углом?

 

Еще вариант- напишите/проговорите вместе за день:

3 основных идеи для внедрения;

3 новых контакта для поддержания;

3 еще чего-то нового, важного именно для ваших целей.

 

После мероприятия

После конференции мы предлагаем провести сессию на 3-4 часа с ключевыми сотрудниками. Следующие задачи могут стать основными для проработки:

трансформировать информацию, полученную на конференции в систему знаний;

выработать идеи по усилению основных направлений деятельности компании;

сформировать общее понимание сотрудниками предстоящих преобразований;

расшевелить сотрудников и заинтересовать их в предстоящих изменениях.

 

Такая сессия хорошо проходит в экспертной группе до 10 человек.

Возможные этапы сессии:

1. Обмен впечатлениями от поездки на личном уровне

Это может происходить в формате «Расскажите об артефакте, который вы привезли с Конференции. Что он для вас значит, какую идею несет?»

2. Накопление идей и формирование общей картины

Здесь можно предложить такую поэтапную работу:

- работать индивидуально каждому, чтобы предложить около 15 идей после посещения конкретных секций, мастер-классов, докладов.

- работать в парах и вычленить по 7- 10 идей от каждой пары, которые точно должны/могут быть внедрены.

- презентовать работу пары, тем самым сформировав общее поле идей.

3. Кластеризация идей по направлениям

Группировка идей и назначение ответственных за их разработку.

4. План внедрения

Каждый ответственный создает свой план внедрения, и выступает с мини-презентацией перед коллегами, например, по такому сценарию:

- Зачем нашей компании это следует делать?

- Что именно следует делать?

- Какие первые шаги следует предпринять?

- Срок, когда это будет сделано?

Технически, такие сессии должны учитывать качественный и количественный состав участников, возможные направления работы и профиль деятельности.

По отзывам и результатам работы с нашими клиентами, такая сессия может стать серьезным шагом в проработке стратегии компании, так как вовлекает ключевых сотрудников, формирует образ общего будущего и мощно, с практической точки зрения, мотивирует на перемены и внедрение улучшений.

Конечно, в дальнейшем, поддерживающая работа должна вестись, но это уже тема для отдельной статьи!

А какие работающие приемы вы используете, чтобы организовать внедрение изменений и улучшений в компании после выставок и конференций?

Галина Тюрина, Студия фасилитации in.focus

Оценить материал:
Голосов еще нет
распечатать Обсудить в: